Warenwirtschaftssystem: was es leistet und was davor fehlt

Das Rückgrat des Betriebs

Eine Warenwirtschaft, oft kurz Wawi genannt, bildet ab, was in einem Handels- oder Fertigungsbetrieb mit der Ware passiert. Im Artikelstamm stehen Artikelnummern, Bezeichnungen, Einheiten und Preise. Im Kundenstamm stehen Anschriften, Konditionen und Ansprechpartner. Darauf bauen die Belege auf: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift. Mit jedem Lieferschein wird der Bestand gebucht, mit jeder Bestellung beim Lieferanten wieder aufgefüllt.

Dazu kommen je nach System Lagerplätze, Seriennummern und Chargen, Mahnwesen, die Übergabe an die Buchhaltung, etwa per DATEV-Export, und E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Für viele kleine und mittlere Betriebe ist die Warenwirtschaft deshalb die wichtigste Software im Haus. Wer sie einmal eingeführt hat, wechselt sie ungern.

Warenwirtschaft, ERP oder beides

Die Grenze zwischen Warenwirtschaft und ERP ist fließend. Als Faustregel gilt: Die Warenwirtschaft deckt Einkauf, Lager und Verkauf ab, ein ERP zusätzlich Produktion, Projekte, Personal und oft die Finanzbuchhaltung. Viele Programme, die sich Warenwirtschaft nennen, haben inzwischen Module für Fertigung oder Buchhaltung, und viele ERP-Systeme für kleine Unternehmen sind im Kern eine Warenwirtschaft.

Für die Auswahl ist das Etikett weniger wichtig als die Frage, welche Abläufe Ihr Betrieb wirklich braucht. Ein Großhändler achtet auf Kundenpreise, Verpackungseinheiten und Teillieferungen, eine Manufaktur auf Stücklisten und Materialkosten. Hinweise für die Auswahl finden Sie unter Warenwirtschaft für kleine Unternehmen.

Wo die Warenwirtschaft aufhört

Eine Warenwirtschaft arbeitet mit Daten, die bereits in ihr stehen. Ein Auftrag existiert für sie erst, wenn jemand ihn anlegt. Kommt die Bestellung über einen Onlineshop, einen B2B-Shop oder per EDI, geschieht das automatisch. Kommt sie per E-Mail, als PDF aus dem System des Kunden oder als Foto einer handgeschriebenen Liste, legt ein Mitarbeiter den Auftrag von Hand an.

Das ist in vielen Betrieben der größte Teil des Bestelleingangs. Der Innendienst liest die E-Mail, sucht den Kunden, schlägt jede Position im Artikelstamm nach, übersetzt „3 Karton“ in Stück und tippt alles ab. Bei Unklarheiten folgt eine Rückfrage per Telefon oder E-Mail, deren Antwort später wieder gesucht werden muss. Die Warenwirtschaft hilft bei diesem Schritt kaum, weil sie für strukturierte Eingaben gebaut ist.

Onshop arbeitet neben Ihrer Warenwirtschaft

Onshop ersetzt keine Warenwirtschaft. Es übernimmt den Schritt davor: aus der Bestellung im Postfach einen geprüften Auftrag zu machen. Onshop liest die E-Mail mit ihren Anhängen, erkennt Kunde und Positionen, ordnet sie über Artikelnummer oder genaue Bezeichnung Ihrem Katalog zu und zeigt zu jeder Position die Stelle im Text, aus der sie stammt. Was unklar ist, bleibt markiert, und für fehlende Angaben bereitet Onshop eine Rückfrage an den Kunden vor. Sie prüfen und bestätigen.

Artikel und Kunden übernehmen Sie heute als CSV-Datei aus Ihrer Warenwirtschaft, die bestätigten Aufträge exportieren Sie als CSV zurück, im Format für Excel oder technisch für den Import. Die direkte Anbindung an gängige Warenwirtschaften ist geplant. Wie die Erfassung im Einzelnen abläuft, beschreibt die Seite Software für Auftragserfassung und Auftragsbearbeitung.