Software für Auftragserfassung und Auftragsbearbeitung
Auftragsverwaltung für kleine Unternehmen und Großhändler, die Bestellungen per E-Mail erhalten. Mit KI-Entwurf, Prüfung und kostenlosem Einstieg.
Wo die Auftragsbearbeitung wirklich Zeit kostet
Die Suche nach Software für die Auftragsverwaltung führt meist zu ERP-Systemen oder Warenwirtschaften. Diese Programme verwalten einen Auftrag, sobald er im System erfasst ist. Sie erstellen Rechnungen und Lieferscheine, buchen Bestände und verwalten offene Posten. Den Schritt davor übernehmen sie in kleinen und mittleren Betrieben selten, und genau dort geht die meiste Zeit verloren.
In vielen Unternehmen trifft die Bestellung nicht über eine digitale Schnittstelle ein. Stattdessen kommt sie per E-Mail: als kurzer Text, ein PDF aus der Software des Kunden oder ein Foto einer Liste. Bevor die Warenwirtschaft genutzt werden kann, muss ein Mitarbeiter die E-Mail lesen, den Kunden identifizieren, jede Zeile einem Artikel zuordnen und die Daten manuell abtippen. Bei zwanzig Bestellungen täglich nimmt diese Arbeit einen erheblichen Teil einer Stelle ein.
Onshop übernimmt genau diesen Prozess. Die Software ist keine Ersatz-Warenwirtschaft, sondern wandelt die Bestellungen in Ihrem Postfach in einen geprüften Auftrag um, den Sie anschließend weiterverarbeiten.
Vom Postfach zum Auftragsentwurf
Sie verknüpfen das Postfach, in dem Ihre Bestellungen eingehen. Onshop ruft dieses regelmäßig ab, analysiert jede neue E-Mail samt Anhängen und erkennt, ob es sich um eine Bestellung handelt. Daraus erstellt das Programm einen Auftragsentwurf inklusive Kunde und Positionen.
Onshop identifiziert den Kunden anhand der Absenderadresse, der Firmen-Domain oder des Namens. Artikel werden über die Artikelnummer oder die exakte Bezeichnung aus Ihrem Katalog zugeordnet. Unklarheiten bleiben deutlich markiert: Eine Position wird als „nicht zugeordnet“ gekennzeichnet oder ein Kunde als nicht eindeutig gefunden. Neben jeder Position sehen Sie die entsprechende Stelle in der E-Mail oder im Anhang. Sie gleichen die Daten also direkt mit der Quelle ab und müssen sich nicht auf Ihr Gedächtnis verlassen.
Rückfragen gehören zur Auftragsbearbeitung
Ein wesentlicher Teil der Bearbeitung besteht aus Kommunikation. Oft fehlen Angaben, Artikel sind mehrdeutig oder die Einheit stimmt nicht. Onshop identifiziert diese Punkte und erstellt auf Knopfdruck einen Antwortentwurf an den Kunden, der gezielt nach den fehlenden Informationen fragt. Sie versenden diese Nachricht aus Onshop über Ihr eigenes Postfach. Die Antwort des Kunden wird von Onshop dem Auftrag zugeordnet und der Entwurf ergänzt. So bleibt der gesamte Vorgang an einem Ort, statt sich zwischen Posteingang, Notizzetteln und der Warenwirtschaft zu verteilen.
Bestätigen können einen Auftrag nur Sie. Onshop macht Vorschläge, aber Sie entscheiden.
Was mit dem bestätigten Auftrag passiert
Bestätigte Aufträge exportieren Sie als CSV-Datei, wobei jede Position eine eigene Zeile erhält. Es stehen zwei Formate zur Verfügung: eines für die korrekte Öffnung in Excel mit Semikolon, Dezimalkomma und Umlauten sowie ein technisches Format für den Import in andere Systeme. Sie können nach Zeitraum, Status und Kunde filtern. Eine direkte Übergabe an ein ERP oder eine Warenwirtschaft ist geplant; bis dahin dient der CSV-Export als Verbindung.
Für kleine Unternehmen gebaut
Für Onshop ist kein Einführungsprojekt nötig. Sie registrieren sich, verbinden Ihr Postfach und prüfen den ersten Entwurf kostenlos. Ihre Kunden und Artikel laden Sie per CSV-Datei hoch, etwa aus Excel oder Ihrer Warenwirtschaft. Eine Vorschau zeigt Ihnen vor dem Import, welche Daten neu angelegt oder geändert werden. Falls Ihr Katalog anfangs noch leer ist, funktioniert Onshop trotzdem: Die Positionen werden dann einfach als Text im Entwurf geführt.
Die Benutzeroberfläche ist auf Deutsch und Englisch verfügbar und funktioniert im Browser auf dem Desktop sowie auf dem Smartphone. Das ist ein praktischer Vorteil: Wer unterwegs ist, kann einen Entwurf zwischen zwei Terminen prüfen und bestätigen.
Bevor personenbezogene Daten Ihrer Kunden an das KI-Modell gesendet werden, ersetzt Onshop diese durch Platzhalter. Details dazu finden Sie unter KI und Datenschutz.
