Warenwirtschaft für kleine Unternehmen: Cloud oder Desktop

Die Auswahl beginnt beim eigenen Ablauf

Kleine Unternehmen suchen eine Warenwirtschaft meist an einem bestimmten Punkt: Die Excel-Liste wird unübersichtlich, die Rechnungssoftware kennt keinen Bestand, oder der Onlineshop braucht eine Verbindung zum Lager. Die Versuchung ist groß, gleich nach dem umfangreichsten System zu greifen. Besser ist es, zuerst aufzuschreiben, wie ein Auftrag heute durch den Betrieb läuft, vom Eingang der Bestellung bis zur Rechnung, und wo dabei die meiste Zeit verloren geht.

Ein Großhändler mit vielen Kunden braucht vor allem Kundenpreise, Verpackungseinheiten, Teillieferungen und Kreditlimits. Ein Betrieb mit eigener Fertigung braucht Stücklisten und eine Verbindung vom Kundenauftrag zum Fertigungsauftrag. Eine Manufaktur, die zusätzlich über Marktplätze verkauft, braucht die Anbindung dieser Kanäle. Je klarer diese Liste ist, desto schneller fallen Systeme heraus, die nicht passen.

Cloud oder Desktop

Im deutschsprachigen Raum sind Desktop-Warenwirtschaften noch weit verbreitet. Sie laufen unter Windows auf einem eigenen Rechner oder Server, oft mit einer Datenbank im Haus. Ihr Vorteil: Die Daten liegen bei Ihnen, und viele Programme sind seit Jahren auf deutsche Anforderungen wie DATEV und E-Rechnung zugeschnitten. Der Nachteil zeigt sich bei Updates, Datensicherung und Zugriff von unterwegs, die Sie selbst organisieren müssen.

Cloud-Systeme laufen im Browser, Updates und Sicherung übernimmt der Anbieter. Achten Sie hier auf den Standort des Rechenzentrums, auf den Export Ihrer Daten und darauf, was bei einer Kündigung mit ihnen geschieht. Inzwischen werden auch viele Desktop-Programme im Abonnement lizenziert, der Preisunterschied ist kleiner geworden als früher.

Preismodelle genau lesen

Die Preise von Warenwirtschaften lassen sich schwer vergleichen, weil sie nach unterschiedlichen Größen berechnet werden. Manche Anbieter rechnen pro Benutzer und Monat, andere nach Funktionsumfang, wieder andere nach der Zahl der Aufträge im Jahr. Für einen Großhändler mit vielen kleinen Aufträgen kann ein Limit bei der Auftragszahl teurer werden als eine Abrechnung pro Benutzer. Funktionen wie Chargen, Produktion oder Mehrlager sind häufig Zusatzmodule. Rechnen Sie deshalb mit Ihren eigenen Zahlen und nicht mit dem Einstiegspreis.

Was keine Warenwirtschaft abnimmt

Auch die passende Warenwirtschaft legt einen Auftrag erst an, wenn er strukturiert ankommt. Bestellungen per E-Mail, als PDF oder als Foto tippt weiterhin jemand ab. Hier setzt Onshop an: Es liest das Bestellpostfach, macht aus jeder Bestellung einen Auftragsentwurf mit Kunde und Positionen aus Ihrem Katalog, markiert Unklares und bereitet Rückfragen an den Kunden vor. Ihr Team prüft und bestätigt.

Onshop ist schnell eingerichtet und kostenlos zu testen. Artikel und Kunden laden Sie per CSV, die bestätigten Aufträge exportieren Sie als CSV in Ihre Warenwirtschaft. Eine direkte Anbindung ist geplant. Wenn Sie heute noch mit Excel arbeiten, lesen Sie Aufträge verwalten statt Excel-Bestellliste.