Aufträge verwalten statt Excel-Bestellliste

Die Excel-Liste als Zentrum des Betriebs

Viele kleine Unternehmen verlassen sich auf eine einzige Datei, die den gesamten Betrieb organisiert. In einem Tabellenblatt stehen die Artikel und Preise, in einem anderen die Kunden und in einem dritten die Aufträge des aktuellen Monats. Über die Jahre ist diese Liste gewachsen, jemand im Team kennt jede Spalte genau, und für das Tagesgeschäft funktioniert sie gut. Eine komplette Warenwirtschaft einzuführen, nur um diese Datei zu ersetzen, wäre oft zu aufwendig und unnötig.

Schwierig wird es jedoch, wenn Bestellungen per E-Mail eingehen. Für jeden Auftrag muss der Kunde in der Liste gesucht, jeder Artikel identifiziert, die entsprechende Zeile kopiert und die Menge eingetragen werden. Wenn ein Foto einer Liste oder ein PDF im Anhang hängt, kommt noch das Abtippen hinzu. Mit jedem neuen Auftrag steigt der Zeitaufwand.

Onshop setzt genau an diesem Punkt an, ohne dass Sie auf Ihre gewohnte Excel-Liste verzichten müssen.

Ihre Excel-Daten in Onshop übernehmen

Damit Onshop eingehende Bestellungen Ihren Kunden und Artikeln zuordnen kann, benötigt das System diese Informationen. Sie speichern Ihr Tabellenblatt in Excel als CSV-Datei und laden es hoch. Typische deutsche Spaltenüberschriften erkennt Onshop automatisch, etwa „Artikelnummer“, „Art.-Nr.“, „Bezeichnung“, „Preis“, „VK“, „Einheit“ oder „ME“. Preise mit Dezimalkomma sowie Dateien mit Semikolon als Trennzeichen oder in der Windows-Kodierung, wie Excel sie für CSV-Dateien nutzt, werden problemlos verarbeitet.

Vor dem endgültigen Import erhalten Sie eine Vorschau. Sie sehen, wie viele Artikel neu angelegt oder aktualisiert werden, welche unverändert bleiben und in welcher Zeile ein Fehler liegt – zum Beispiel bei einer doppelten Artikelnummer oder einem Preis, der keine Zahl ist. Erst nach Ihrer Prüfung übernehmen Sie den Import. Eine passende Vorlage für die Datei steht Ihnen direkt auf der Import-Seite zur Verfügung.

Kunden und Ansprechpartner importieren Sie auf demselben Weg in einer Datei inklusive Ihrer Kundennummern. Wenn Sie eine Datei später erneut hochladen, aktualisiert Onshop die bestehenden Datensätze anhand der Artikel- oder Kundennummer, anstatt Duplikate zu erstellen.

Der Prozess im Hintergrund

Onshop prüft Ihr Bestellpostfach regelmäßig und wandelt jede Bestellung, auch solche in Anhängen, in einen Auftragsentwurf mit Ihren hinterlegten Artikeln und Kunden um. Zu jeder einzelnen Position wird die entsprechende Stelle in der E-Mail angezeigt. Falls Informationen fehlen, erstellt Onshop einen Antwortentwurf mit einer Rückfrage an den Kunden. Sie prüfen den Auftrag und bestätigen ihn.

Aufträge zurück nach Excel exportieren

Bestätigte Aufträge lassen sich als CSV-Datei exportieren, wobei jede Position eine eigene Zeile erhält. Das Format „für Excel“ ist so konfiguriert, dass sich die Datei per Doppelklick korrekt öffnet: mit Semikolon als Trennzeichen, Komma als Dezimalzeichen, richtigen Umlauten und deutschen Spaltenköpfen. Sie können nach Zeitraum, Status und Kunde filtern und die Aufträge des Monats so direkt in Ihre bestehende Auswertung integrieren.

Was noch nicht möglich ist

Ein direkter Upload von Excel-Dateien im Format .xlsx ist derzeit nicht möglich. Bitte nutzen Sie in Excel die Funktion „Speichern unter“ und wählen Sie „CSV (Trennzeichen-getrennt)“. Es gibt zudem keine automatische Synchronisation in beide Richtungen, bei der Änderungen in Excel sofort in Onshop erscheinen. Der Import ist ein manueller Schritt, den Sie wiederholen, sobald Sie Ihre Liste aktualisiert haben.