KI-Auftragserfassung: Bestellungen aus E-Mail, PDF und Foto

Dokumente lesen, nicht nur speichern

Unter Stichworten wie Intelligent Document Processing oder Dokumentenerfassung werden Programme angeboten, die Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen auslesen. Ältere Lösungen arbeiten mit Vorlagen: Für jedes Formular wird festgelegt, an welcher Stelle Kundennummer, Artikel und Menge stehen. Das funktioniert gut, solange die Dokumente immer gleich aussehen, etwa bei großen Kunden mit festem Bestellformular.

Bestellungen kleiner und mittlerer Betriebe sehen selten gleich aus. Der eine Kunde schreibt zwei Zeilen in den E-Mail-Text, der nächste hängt ein PDF aus seinem ERP an, ein dritter fotografiert seine Liste auf der Baustelle. Für solche Bestellungen braucht es keine Vorlagen, sondern ein Verfahren, das den Inhalt versteht. Genau dafür nutzt Onshop ein Sprachmodell.

Was Onshop mit einer Bestellung macht

Onshop ruft Ihr Bestellpostfach regelmäßig ab und entscheidet für jede neue E-Mail, ob sie eine Bestellung enthält. Wenn ja, entsteht ein Auftragsentwurf mit Kunde und Positionen. PDF-Anhänge mit Textebene werden direkt gelesen, gescannte PDF und Fotos laufen zuerst durch eine Texterkennung auf unseren eigenen Servern.

Den Kunden erkennt Onshop an der Absenderadresse, an der Firmen-Domain oder am Namen, die Positionen ordnet es über Artikelnummer oder genaue Bezeichnung Ihrem Katalog zu. Zu jeder Position sehen Sie die Stelle im E-Mail-Text oder im Anhang, aus der sie stammt, farbig hervorgehoben. Was nicht eindeutig zugeordnet werden kann, bleibt markiert. Onshop rät nicht: Eine offene Markierung ist im Zweifel billiger als ein falscher Artikel im Lieferschein.

Rückfragen und Antworten im selben Auftrag

Fehlen Angaben, etwa die Menge, die Ausführung oder die Einheit, erstellt Onshop auf Knopfdruck einen Antwortentwurf an den Kunden, der genau nach diesen Punkten fragt. Sie prüfen den Text und senden ihn über Ihr eigenes Postfach. Antwortet der Kunde, erkennt Onshop den Bezug und ergänzt den bestehenden Entwurf, statt eine neue Bestellung anzulegen. Bestätigen kann einen Auftrag nur ein Mensch aus Ihrem Team.

Kundendaten bleiben geschützt

Bevor ein Text an das Sprachmodell geht, ersetzt Onshop Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften und Bankdaten durch Platzhalter. Die Texterkennung für Fotos und Scans läuft auf unseren eigenen Servern, Bilder werden nicht an den Anbieter des Sprachmodells geschickt. Die Antwort wird anschließend wieder mit den echten Werten zusammengeführt, sodass Sie im Entwurf die richtigen Daten sehen. Mehr dazu unter KI und Datenschutz.

Ohne Projekt starten

Onshop braucht keine Vorlagen und kein Einführungsprojekt. Sie registrieren sich, verbinden Ihr Postfach und laden Artikel und Kunden per CSV hoch. Bestätigte Aufträge exportieren Sie als CSV für Excel oder Ihre Warenwirtschaft, eine direkte Anbindung ist geplant, ebenso Bestellungen per WhatsApp und als Sprachnachricht. Wie das am Beispiel einer E-Mail aussieht, zeigt Bestellungen aus E-Mails automatisch erfassen.