Bestellungen aus E-Mails automatisch erfassen

Montagmorgen im Bestellpostfach

Um acht Uhr warten zwölf neue E-Mails im Posteingang. Ein Stammkunde schreibt in der ersten Nachricht: „Bitte wie letzte Woche, aber diesmal 40 statt 30 Kartons Dübel 8 mm, dazu 5 Rollen Klebeband.“ Die zweite Mail enthält ein PDF aus dem Warenwirtschaftssystem eines Kunden mit sieben Positionen und kundeneigenen Bezeichnungen. In der dritten E-Mail ist ein Foto einer handgeschriebenen Liste zu finden, die direkt auf der Baustelle aufgenommen wurde. Dazwischen finden sich eine Rechnung, ein Newsletter und eine Anfrage zu Lieferzeiten.

Ein Mitarbeiter im Innendienst öffnet jede Nachricht, identifiziert den Kunden und sucht für jede Zeile den passenden Artikel, um Menge und Einheit in das eigene System einzutippen. Bei der ersten Mail muss er zudem prüfen, was genau „wie letzte Woche“ bedeutet. Bei dem Foto rätselt er, ob es eine 4 oder eine 9 ist. Diese Aufgabe ist nicht kompliziert, kostet aber täglich Zeit und ist fehleranfällig. Eine vertauschte Artikelnummer oder eine übersehene Position fällt oft erst auf, wenn der Kunde die Lieferung reklamiert.

Was Onshop mit dieser E-Mail macht

Sie verbinden Ihr Bestellpostfach per IMAP mit Onshop. Die Anwendung ruft es regelmäßig ab und analysiert jede neue E-Mail inklusive Text und Anhängen wie PDF-Dateien, Fotos oder Scans. Zuerst prüft Onshop, ob die Nachricht überhaupt eine Bestellung ist. Rechnungen, Newsletter oder Fragen zu Lieferzeiten werden daher nicht zu Aufträgen.

Aus jeder Bestellung erstellt Onshop einen Auftragsentwurf. Den Kunden findet Onshop über die Absenderadresse, die Domain der Firma oder den Namen in der E-Mail. Die Positionen werden über die Artikelnummer oder die genaue Bezeichnung aus Ihrem Katalog Ihren Artikeln zugeordnet. Mengeneinheiten wie „Stk.“, „Karton“ oder „VPE“ werden erkannt und auf die Einheiten Ihres Katalogs abgebildet.

Neben dem Entwurf wird Ihnen die ursprüngliche E-Mail angezeigt. Jede Position ist mit einer Nummer versehen, die an der entsprechenden markierten Stelle im Text oder Anhang wiederzufinden ist. Sie müssen nicht mehr suchen, woher eine Zahl stammt, sondern sehen es direkt.

Wenn etwas fehlt, fragt Onshop nach

Nicht jede Bestellung ist vollständig. Ein Kunde schreibt beispielsweise „Klebeband wie immer“, obwohl Sie drei verschiedene Sorten führen. Ein anderer bestellt „2 Paletten“ eines Artikels, den Sie nur in Kartons verkaufen, oder lässt die Mengenangabe bei einer Position komplett weg.

Onshop erkennt diese offenen Punkte und listet sie direkt am Auftrag auf. Per Knopfdruck erstellt das System einen Antwortentwurf an den Kunden, der genau diese Fragen stellt. Sie prüfen den Text, passen ihn bei Bedarf an und versenden ihn über Ihr eigenes Postfach direkt aus Onshop. Wenn der Kunde antwortet, ordnet Onshop diese Nachricht dem Auftrag zu und aktualisiert den Entwurf: Die Menge wird eingetragen, die Sorte des Klebebands gewählt oder eine zusätzliche Position übernommen. Der Kunde muss seine Bestellung nicht erneut schreiben und Sie müssen die Antwort nicht manuell mit der ersten E-Mail abgleichen.

Sie behalten das letzte Wort

Onshop bestätigt keinen Auftrag eigenständig. Der Entwurf bleibt so lange bestehen, bis jemand aus Ihrem Team ihn geprüft hat. Sie korrigieren Fehler, ergänzen fehlende Angaben und bestätigen den Vorgang. Positionen, die Onshop keinem Artikel zuordnen konnte, sind als „nicht zugeordnet“ markiert und somit sofort sichtbar.

Diese Arbeitsteilung ist bewusst gewählt. Eine KI liest Freitext schnell und meistens korrekt, aber nicht immer. Wer liefert, haftet für die Lieferung. Onshop verschiebt die Arbeit daher vom Abtippen zum Prüfen, anstatt Sie komplett aus dem Prozess zu entfernen.

Ihr System bleibt, wie es ist

Onshop ersetzt weder Ihre Warenwirtschaft noch Ihr CRM oder Ihre bestehenden Excel-Listen. Sie laden Ihre Artikel und Kunden als CSV-Datei hoch. Bestätigte Aufträge exportieren Sie wieder als CSV, auf Wunsch in einem Format für Excel. Die direkte Übergabe an Warenwirtschaft oder ERP ist geplant.

Viele Bestellungen kommen nicht als Text, sondern als Anhang. Wie Onshop PDF-Dateien, Scans und Fotos liest, erfahren Sie unter Bestellungen aus PDF, Scans und Fotos.