Bestellungen aus PDF, Scans und Fotos erfassen
PDF-Bestellungen, gescannte Bestellscheine und Fotos von Bestelllisten werden zum Auftragsentwurf. Texterkennung auf eigenen Servern.
„Anbei unsere Bestellung“
Oft enthält eine Bestell-E-Mail nicht mehr als diesen einen Satz. Die Details stehen im Anhang, wobei jeder Kunde sein eigenes Format nutzt. Ein Kunde sendet ein digitales PDF aus seinem ERP-System, inklusive Kopfzeile, Bestellnummer und einer Tabelle mit eigenen Bezeichnungen. Ein anderer scannt einen Bestellschein ein, der leicht schräg liegt und einen Stempel über der dritten Zeile hat. Wieder ein anderer schickt ein Handyfoto einer Liste, die sein Polier handschriftlich auf einen Block notiert hat.
Für den Innendienst ist diese Art der Auftragserfassung am aufwendigsten. Während man aus einem PDF Text kopieren kann, funktioniert das bei Scans oder Fotos nicht. Die Folge ist mühsame Tipparbeit: Zeile für Zeile werden die Daten übertragen, während der Bildschirm geteilt zwischen dem Anhang und der Warenwirtschaft ist.
Wie Onshop einen Anhang liest
Onshop geht je nach Dateityp unterschiedlich vor. Ein PDF mit Textebene, also ein maschinell erzeugtes Dokument, wird von Onshop direkt Seite für Seite ausgelesen. Der Text ist dann genau der, den das System des Kunden geschrieben hat, ohne Erkennungsfehler.
Fotos, Scans und PDFs ohne Textebene werden an unsere Texterkennung (OCR) übermittelt. Diese läuft auf eigenen Servern und nicht bei einem Cloud-Anbieter. Die Texterkennung kann Tabellen verarbeiten: Die Zellen einer Zeile bleiben zusammengehörig, damit Artikel, Menge und Einheit korrekt zugeordnet werden. Gerade bei Formularen entscheidet dies darüber, ob ein Entwurf nutzbar ist oder nur aus einem ungeordneten Zahlenhaufen besteht.
Häufig sind PDF-Dateien gemischt. Ein Lieferant nutzt beispielsweise ein digitales PDF für die Bestellung, fügt aber unterschriebene Seiten oder eingescannte Zeichnungen hinzu. Onshop prüft deshalb jede Seite einzeln: Digitale Inhalte werden direkt ausgelesen, während Seiten, die im Grunde Bilder sind, an die Texterkennung gehen. Text, den ein Scanner bereits in ein PDF geschrieben hat, wird ignoriert, da unsere eigene Erkennung meist präziser arbeitet.
Die Texterkennung benötigt einige Minuten Zeit. Währenddessen verbleibt die E-Mail im Posteingang mit dem Status „wartet auf Texterkennung“. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, erstellt Onshop den Auftragsentwurf wie bei jeder anderen Bestellung auch.
Jede Position mit ihrer Quelle
Im Auftragsentwurf sehen Sie neben den Positionen den Text, den Onshop aus dem Anhang extrahiert hat. Jede Position ist mit der entsprechenden Zeile im Dokument verknüpft und diese ist markiert. Wenn Sie an einer Menge zweifeln, sehen Sie sofort den Originaltext aus dem Anhang und können diesen abgleichen.
Was Onshop Ihnen offen sagt
Nicht jeder Anhang kann erfolgreich ausgelesen werden. Das gilt für verschlüsselte oder beschädigte PDF-Dateien sowie Fotos, in denen die Texterkennung keinen Text findet. In diesen Fällen wird am Anhang und am Auftrag vermerkt, dass das Dokument nicht gelesen wurde und aus welchem Grund. So bemerken Sie das Problem, bevor der Kunde nach seiner Lieferung fragt.
Bei sehr langen PDFs liest Onshop bis zu einer festgelegten Textmenge pro Anfrage. Falls nicht alle Seiten Platz finden, werden ganze Seiten in ihrer Reihenfolge ausgelesen. Die restlichen Seiten werden am Anhang aufgeführt, zum Beispiel als „Seiten 3–5 nicht gelesen“. In Bestellungen stehen die Positionen fast immer vorne, AGB und Anlagen hinten. Sollte doch eine Position auf einer nicht gelesenen Seite stehen, wissen Sie genau, wo Sie nachsehen müssen.
Handschrift wird erkannt, sofern sie gut lesbar ist. Bei sehr unordentlicher Schrift, durchgestrichenen Passagen oder Notizen am Rand kann die Texterkennung Fehler machen, genau wie ein Mensch. Prüfen Sie Positionen aus handgeschriebenen Listen daher besonders genau. Die markierte Quelle neben der Position unterstützt Sie bei dieser Kontrolle.
Datenschutz bei Anhängen
Fotos, Scans und PDF-Dateien bleiben auf unseren Servern. An das KI-Modell, das den Auftragsentwurf generiert, wird nur der erkannte Text übermittelt. Dabei werden Namen, Telefonnummern, Bankdaten und Anschriften vorab durch Platzhalter ersetzt. Details zu diesem Verfahren finden Sie unter KI und Datenschutz.
