Chargenverwaltung und Rezepturen für kleine Hersteller

Jede Charge muss nachvollziehbar sein

Wer Lebensmittel, Kosmetik oder chemische Produkte herstellt, muss im Ernstfall schnell sagen können, welche Rohstoffe in welcher Charge gelandet sind und an welche Kunden diese Charge geliefert wurde. Ruft ein Lieferant eine Zutat zurück, geht es um Stunden, nicht um Tage. Diese Rückverfolgbarkeit in beide Richtungen ist der Kern der Chargenverwaltung: Beim Wareneingang bekommt jeder Rohstoff seine Chargennummer, bei der Produktion entsteht eine neue Charge aus den verwendeten Rohstoffchargen, und beim Versand steht auf dem Lieferschein, welche Charge zu welchem Kunden ging.

Eng damit verbunden ist das Mindesthaltbarkeitsdatum. Im Lager soll zuerst entnommen werden, was zuerst abläuft, und kurz vor Ablauf stehende Ware muss rechtzeitig auffallen.

Rezeptur, Ausbeute, Kosten

Die Rezeptur ist für kleine Hersteller das, was die Stückliste für den Maschinenbau ist: Sie beschreibt, welche Zutaten in welcher Menge in ein Produkt gehen. Anders als eine Stückliste rechnet sie oft mit Gewicht und Volumen, mit Ausbeute und Schwund und mit Zutaten, die selbst schon Halbfabrikate sind. Aus der Rezeptur und den Einkaufspreisen der Rohstoffe ergeben sich die Herstellkosten je Glas, Flasche oder Tiegel, und damit die Grundlage für den Preis.

Viele kleine Manufakturen führen Rezepturen und Chargen in Excel oder auf Papier. Das funktioniert, solange das Sortiment klein ist und eine Person alles im Kopf hat. Mit wachsender Zahl von Produkten, Händlern und Kontrollen wird es mühsam. Software für Manufakturen und kleine Hersteller bietet deshalb Rezepturen, Chargen und Kostenrechnung, Warenwirtschaften haben dafür häufig Zusatzmodule. Bei der Auswahl lohnt sich der Blick darauf, ob Chargen durch alle Belege mitgeführt werden, vom Wareneingang bis zur Rechnung, und ob ein Rückruf mit wenigen Klicks auszuwerten ist.

Bestellungen der Händler

Neben Rezepturen und Chargen haben kleine Hersteller eine weitere tägliche Aufgabe: die Bestellungen ihrer Händler, Hofläden und Gastronomen. Sie kommen selten über einen Shop, sondern per E-Mail, mit einer Liste im Anhang oder als Foto. Jemand muss sie lesen, den Artikeln zuordnen und in die Warenwirtschaft oder die Excel-Liste übertragen.

Onshop verwaltet keine Chargen und keine Rezepturen. Es übernimmt die Bestellungen aus dem Postfach: Es erstellt Auftragsentwürfe mit Kunde und Positionen aus Ihrem Katalog, zeigt zu jeder Position die Stelle in der E-Mail und markiert, was unklar ist. Sie prüfen und bestätigen und exportieren die Aufträge als CSV. Ihren Katalog und Ihre Kunden laden Sie aus Excel oder Ihrer Warenwirtschaft per CSV. Wie das für Manufakturen aussieht, beschreibt Auftragsverwaltung für Kleinserienfertigung und Manufaktur.