Außendienst-Software: Bestellungen von unterwegs erfassen
Was eine Außendienst-App für Handelsvertreter leistet, warum viele Bestellungen trotzdem per E-Mail ins Büro kommen und wie der Innendienst sie erfasst.
Der Vertreter beim Kunden
Im Großhandel und bei Herstellern mit eigenem Vertrieb besucht der Außendienst die Kunden regelmäßig: den Fachhändler, das Restaurant, den Betrieb, der seit Jahren dieselben Artikel bezieht. Beim Besuch wird über Neuheiten gesprochen, der Bestand im Regal geprüft und am Ende eine Bestellung aufgenommen. Früher auf einem Block, heute oft auf dem Tablet.
Eine Außendienst-App bringt dafür den Katalog mit Bildern, die Preise und Konditionen des Kunden, seine letzten Bestellungen und offene Posten mit. Die Bestellung wird direkt in der App erfasst und an die Warenwirtschaft übertragen, im besten Fall auch ohne Netz im Keller des Kunden und mit Abgleich, sobald wieder Empfang da ist. Dazu kommen Tourenplanung, Besuchsberichte und Auswertungen für die Vertriebsleitung, und bei vielen Lösungen eine CRM-Funktion für Kontakte und Termine.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
Entscheidend ist die Verbindung zur Warenwirtschaft. Eine App, deren Artikel, Preise und Bestände nicht aktuell sind, verliert schnell das Vertrauen der Vertreter, und dann wird wieder auf Papier geschrieben. Wichtig sind außerdem Offline-Fähigkeit, eine Bedienung, die auch beim dritten Kunden am Tag noch schnell geht, und die Frage, ob die App auch für Kunden selbst als Bestellportal taugt.
Was trotzdem per E-Mail kommt
Selbst mit der besten App erreicht ein Teil der Bestellungen den Innendienst auf anderem Weg. Der Vertreter fotografiert die handgeschriebene Liste des Kunden und schickt sie per E-Mail ins Büro. Der Kunde bestellt zwischen zwei Besuchen selbst nach, per E-Mail oder mit einem PDF aus seinem System. Oder der Vertreter leitet am Abend eine Reihe von Kundenmails gesammelt weiter. Im Büro tippt dann jemand alles ab.
Onshop ist keine Außendienst-App, sondern kümmert sich um genau diese Bestellungen. Es liest das Postfach, in dem sie ankommen, auch mit Fotos, Scans und PDF im Anhang, und erstellt daraus Auftragsentwürfe mit Kunde und Positionen aus Ihrem Katalog. Was unklar ist, bleibt markiert, und der Innendienst prüft und bestätigt. Die Oberfläche funktioniert auch auf dem Smartphone, sodass ein Entwurf unterwegs geprüft werden kann. Bestellungen per WhatsApp, über die viele Vertreter und Kunden ohnehin kommunizieren, sind geplant. Wie Onshop Fotos und Scans liest, beschreibt Bestellungen aus PDF, Scans und Fotos erfassen.