Bestellungen per WhatsApp: offiziell statt riskant

Wo Ihre Kunden ohnehin schreiben

Freitagnachmittag, ein Dachdecker steht auf der Baustelle und merkt, dass die Schrauben nicht reichen. Er öffnet kein E-Mail-Programm, sondern WhatsApp, fotografiert die leere Packung und schreibt darunter „2 davon bis Montag“. Zehn Minuten später folgt eine Sprachnachricht, weil ihm noch die Abdeckleisten eingefallen sind.

Dass er WhatsApp nimmt, ist kein Zufall. Laut einer repräsentativen Bitkom-Befragung von 2026 nutzen 85 Prozent der Internetnutzer in Deutschland ab 16 Jahren WhatsApp, Telegram kommt auf 22 Prozent. In der Schweiz zählt der IGEM-Digimonitor 2026 WhatsApp bei 96 Prozent der 15- bis 75-Jährigen, die das Internet nutzen, Telegram bei 20 Prozent. In Österreich haben laut Digital News Report 2025 gut sieben von zehn erwachsenen Internetnutzern WhatsApp in der Woche vor der Befragung verwendet. Wer im DACH-Raum mit Handwerkern, Händlern, Gastronomen oder Außendienstlern arbeitet, erreicht sie dort, wo sie auch mit Familie und Kollegen schreiben.

Bequem für den Kunden, Arbeit für Sie

Für den Kunden ist WhatsApp der einfachste Weg zu bestellen. Für Ihren Betrieb heißt das: Die Bestellung kommt als Freitext, Foto oder Sprachnachricht, oft als Mischung aus allem und verteilt über mehrere Nachrichten. „Wie letztes Mal“, ein Foto vom alten Lieferschein, eine Korrektur eine halbe Stunde später. Ein Formular füllt in WhatsApp niemand aus.

Telegram geht hier einen anderen Weg. Seine offene Bot-Schnittstelle erlaubt es jedem Betrieb, mit wenig Aufwand einen Bot zu bauen, der Artikel und Mengen über Knöpfe und Menüs abfragt – die Bestellung kommt dann schon strukturiert an. Nur sind Ihre Kunden dort kaum zu finden. Und die App WhatsApp Business, mit der die meisten kleinen Betriebe arbeiten, hat gar keine Schnittstelle: Was im Chat ankommt, liest ein Mensch und tippt es in die Warenwirtschaft ab.

Warum sich WhatsApp Business lohnt

Die App WhatsApp Business ist kostenlos und in wenigen Minuten eingerichtet. Sie laden sie herunter, bestätigen Ihre Geschäftsnummer und füllen das Profil mit Adresse und Öffnungszeiten aus. Dazu kommen Werkzeuge, die im Alltag helfen: ein Produktkatalog, Schnellantworten für wiederkehrende Fragen, eine Abwesenheitsnachricht und Labels, mit denen Sie Chats etwa als „neue Bestellung“ markieren. Geschäftliches und Privates bleiben getrennt, und der Kunde sieht ein Firmenprofil statt einer privaten Handynummer.

Für viele Betriebe ist diese Nummer inzwischen der wichtigste Draht zu den Stammkunden. Gerade deshalb lohnt es sich, genau hinzusehen, wie man sie mit Software verbindet.

Der graue Weg und sein Preis

Weil die App selbst keine Schnittstelle hat, gibt es inoffizielle Bibliotheken, die WhatsApp Web nachahmen. Sie melden sich wie ein zweiter Browser am Konto an, lesen Chats aus und verschicken Nachrichten. Manche Chat-Werkzeuge bauen darauf auf, weil es schnell geht und keine Prüfung durch Meta braucht.

WhatsApp untersagt in seinen Nutzungsbedingungen den Zugriff über nicht autorisierte Programme und sperrt Konten, die dabei auffallen, vorübergehend oder dauerhaft. Für einen Betrieb heißt das im schlimmsten Fall: Die Nummer, die auf Visitenkarten, Lieferwagen und Rechnungen steht, funktioniert in WhatsApp nicht mehr. Stammkunden schreiben ins Leere, laufende Absprachen reißen ab, und ob und wann die Sperre aufgehoben wird, entscheidet allein Meta. Eine Sperre kündigt sich nicht an, und sie trifft auch Betriebe, die nur ihre Bestellungen etwas bequemer erfassen wollten.

Wie Onshop WhatsApp anbindet

Onshop geht den offiziellen Weg. Ihre Nummer wird über die WhatsApp Business Platform von Meta verbunden, im sogenannten Coexistence-Modus: Die App WhatsApp Business auf Ihrem Telefon läuft weiter wie bisher, und Sie schreiben dort wie gewohnt mit Ihren Kunden. Parallel kommen die Nachrichten bei Onshop an. Ein blaues Häkchen oder Meta Verified brauchen Sie dafür nicht.

Onshop fasst die Nachrichten eines Chats zu einer Bestellung zusammen, liest Text, Fotos und gescannte Lieferscheine und erstellt daraus einen Auftragsentwurf mit Kunde und Positionen aus Ihrem Katalog. Den Kunden erkennt Onshop an seiner Telefonnummer. Fehlt etwas, bereitet Onshop eine Rückfrage vor, die Sie prüfen und innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden direkt in den Chat schicken. Schreibt der Kunde später weiter, ergänzt Onshop den bestehenden Entwurf, statt einen neuen anzulegen. Sprachnachrichten liest Onshop noch nicht. Bestätigt wird jeder Auftrag von jemandem aus Ihrem Team.

Die WhatsApp-Anbindung wird gerade gemeinsam mit Meta erprobt und ist noch nicht für alle Konten freigeschaltet. Wie Onshop die Daten Ihrer Kunden schützt, bevor eine KI sie zu sehen bekommt, lesen Sie unter KI und Datenschutz bei der Auftragserfassung.