Auftragserfassung im Großhandel

Der B2B-Shop erreicht nicht alle Kunden

Viele Großhandelsunternehmen haben vor einiger Zeit einen B2B-Shop eingeführt oder nutzen EDI für ihre Großkunden. Bei diesen Kunden läuft der Prozess reibungslos. Alle anderen bestellen weiterhin auf die gewohnte Weise. Da schreibt der Gastronom am Sonntagabend eine E-Mail mit den fehlenden Vorräten für die Küche oder der Installateur schickt ein Foto seiner Materialliste. Ein Einkäufer aus der Industrie hängt ein PDF aus seinem ERP an, das seine eigenen Bezeichnungen statt Ihrer Artikelnummern nutzt.

Diese Kunden möchten sich nicht in einem Shop registrieren, und ein Zwang dazu bringt meist keinen Erfolg. Ihre Bestellungen sind oft klein, kommen aber häufig. Für den Innendienst bedeutet das eine tägliche Routinearbeit: E-Mails öffnen, den Kunden identifizieren, jeden Artikel einzeln im System suchen und Mengen sowie Einheiten händisch eintragen.

Prüfen statt tippen

Onshop ruft Ihr Bestellpostfach regelmäßig ab und erstellt aus jeder Bestellung einen Auftragsentwurf. Das gilt auch für Anhänge als PDF, Scan oder Foto. Der Innendienst startet den Tag nicht mehr mit dem Abarbeiten von E-Mails, sondern mit einer Liste vorbereiteter Entwürfe, die nur noch kontrolliert werden müssen.

Die Positionen werden mithilfe Ihrer Artikelnummer oder der exakten Bezeichnung dem Katalog zugeordnet. Wenn der Kunde die Artikelnummer angibt, ist die Zuordnung eindeutig. Nutzt er eine eigene Bezeichnung, bleibt die Position als „nicht zugeordnet“ markiert. In diesem Fall wählen Sie den richtigen Artikel manuell aus, woraufhin die Markierung verschwindet. Onshop trifft hier keine eigenmächtigen Vermutungen, da ein falsch zugeordneter Artikel im Großhandel kostspieliger ist als eine offene Markierung.

Einheiten, die nicht zusammenpassen

Mengeneinheiten sind im Großhandel eine häufige Fehlerquelle. Ein Kunde bestellt zum Beispiel „3 Karton“, während der Artikel im System in Stück geführt wird. Es kommen Kürzel wie „VPE“, „Pck.“ oder „lfm“ vor. Onshop erkennt diese gängigen Schreibweisen und ordnet sie den Einheiten Ihres Katalogs zu. Sollte die bestellte Einheit dennoch nicht zum Artikel passen, erstellt das System eine offene Frage am Auftrag. So wird verhindert, dass aus drei Kartons versehentlich drei Stück werden.

Rückfragen ohne Telefonschleife

Rückfragen sind im Großhandel alltäglich. Anstatt manuell eine E-Mail zu schreiben oder zu telefonieren, lassen Sie Onshop einen Antwortentwurf erstellen. Dieser enthält präzise die offenen Punkte, wie den gemeinten Artikel, die Menge oder die Einheit. Sie prüfen den Text und versenden ihn direkt aus Onshop über Ihr eigenes Postfach.

Wenn der Kunde antwortet, wird diese Nachricht nicht als neue Bestellung im Posteingang abgelegt. Onshop erkennt den Bezug zur Rückfrage und ergänzt den bereits bestehenden Auftragsentwurf. Diesen bestätigen Sie dann wie jeden anderen Auftrag.

Kunden erkennen

Onshop identifiziert den Kunden über die Absenderadresse, die Domain des Unternehmens oder den Namen in der E-Mail. Bei Adressen von allgemeinen Anbietern wie Gmail oder GMX ordnet Onshop nicht über die Domain zu, um Verwechslungen zwischen verschiedenen Kunden mit denselben Anbietern zu vermeiden. Die Stammdaten Ihrer Kunden inklusive Kundennummern, Ansprechpartnern und E-Mail-Adressen importieren Sie per CSV-Datei aus Ihrer Warenwirtschaft.

Neben Ihrer Warenwirtschaft

Onshop ist kein Ersatz für eine Warenwirtschaft oder ein ERP. Die Software übernimmt den vorherigen Schritt: Die Umwandlung einer Bestellung aus dem Postfach in einen geprüften Auftrag. Artikel und Kundendaten importieren Sie als CSV-Datei. Bestätigte Aufträge exportieren Sie ebenfalls als CSV, entweder im Format für Excel oder technisch für den Import in Ihr System. Die direkte Anbindung an Warenwirtschaft oder ERP ist geplant, ebenso wie die Verarbeitung von Bestellungen per WhatsApp, da viele Kunden diesen Kanal bereits bevorzugen.